Cómo saber cuántas banquetas tienes en casa de tus clientes

Pregunta en cualquier fábrica que reparta en banquetas cuántas tiene ahora mismo en casa de sus clientes. La respuesta más habitual es un silencio, seguido de «unas cuantas» o «habría que mirarlo». Y es normal: la banqueta sale cargada con cada entrega, vuelve cuando vuelve, y entre medias nadie apunta nada.

El problema no se nota el día que sale. Se nota al cabo de un año, cuando hay que comprar banquetas nuevas porque «no hay», y resulta que decenas de ellas llevan meses apoyadas en la pared de un taller o en una obra que ya terminó.

Por qué se pierden las banquetas

Casi nunca es mala fe del cliente. Se pierden por tres motivos muy concretos:

• Nadie las apunta al salir. Si el albarán dice qué vidrio va, pero no en qué banquetas, no hay forma de saber después cuáles tiene cada cliente.
• Nadie mira cuánto tiempo llevan fuera. Una banqueta que lleva una semana en un cliente es normal. Una que lleva seis meses es un activo que alguien está usando gratis, o que ya no existe.
• La recogida depende de la memoria del chófer. Si al chófer no le dice nada que en esa parada hay vacías pendientes, pasa de largo.

Lo mínimo para llevar la cuenta

No hace falta nada sofisticado para empezar. Hacen falta tres cosas:

1. Un número para cada banqueta, pintado o en una etiqueta. Si no se distinguen una de otra, no se puede saber cuál falta.
2. Apuntar qué banquetas salen con cada pedido, en el momento de cargar el camión. Es el único momento en que alguien las tiene delante y sabe a qué cliente van.
3. Apuntar cuáles vuelven, cuando el chófer las recoge vacías.

Con esos tres datos ya puedes responder a la pregunta del principio: las que han salido y no han vuelto están en casa de algún cliente, y sabes de cuál y desde cuándo.

Cuándo reclamar

Cada sector tiene su ritmo, pero una regla sencilla funciona bien:

• Hasta dos meses fuera: normal en la mayoría de clientes. No hay que hacer nada.
• A partir de dos meses: toca preguntar. Muchas veces el cliente ni se acuerda de que la tiene, y basta con avisar al chófer para que la recoja en la siguiente entrega.
• Más de seis meses: hay que darla por probablemente perdida y decidir. O se reclama en serio, o se factura, o se da de baja y se deja de contar con ella.

Lo importante no es el número exacto de días, sino que alguien mire la lista con regularidad. Una lista ordenada de más antigua a más reciente convierte un problema difuso en una llamada concreta.

Y cuando vuelven, revisarlas

Una banqueta que vuelve con un golpe y sale otra vez cargada es un riesgo para el vidrio que lleva. Por eso conviene que las vacías no vuelvan directamente al circuito: que alguien las mire al descargar y decida si están bien, si hay que repararlas o si hay que retirarlas.

Cómo lo hace Reloda

En Reloda cada banqueta tiene su ficha y su etiqueta QR, que se imprime en una hoja A4. Al cargar el camión se anota qué banquetas van con cada pedido; el chófer recoge las vacías desde su móvil en la misma parada en la que entrega, y al volver a planta cada una pasa por revisión: a servicio, a reparar o de baja.

Con eso, la aplicación sabe en todo momento dónde está cada banqueta y desde cuándo. A los 60 días en casa de un cliente salta una alerta, y a partir de 180 la cuenta como probablemente perdida en el resumen, para que decidas qué hacer con ella. Todo con su historial: cuándo salió, con qué pedido, a qué cliente y cuándo volvió.